(P) Cum arhivezi corect documentele la birou

Ca să fii productivă, eficientă și creativă la job trebuie să ai un birou organizat. Modul în care îți așezi hârtiile, metoda de ordonare a taskurilor și ierarhizarea proiectelor te reprezintă și spun lucruri despre tine, la fel ca modul în care te îmbraci sau vorbești. Este evident că buna organizare a spațiului de lucru contribuie decisiv la obținerea unor rezultate bune la serviciu și-ți consolidează reputația profesională.

Îți dorești să te afirmi și să fii un exemplu pentru colegi, așa că îți prezentăm în continuare câteva sugestii care să te ajute să arhivezi correct documentele la birou:

Alege produse de papetărie de calitate 

Da, este important să alegi produse de papetărie de calitate, ca să fie rezistente și să se potrivească exact la proiectele tale. Ești înconjurată de teancuri de hârtii, rapoarte, prospecte și dosare? Păstrează doar ceea ce este necesar și ai grijă să îndosariezi și să grupezi documentele cu ajutorul unor obiecte de birou atent alese:

• bibliorafturi
• dosare din plastic
• file din plastic
• folii din plastic
• mape de plastic
• mape de carton
• dosare din carton
• separatoare de carton
• containere pentru arhivare
• cutii pentru arhivare
• alonje pentru arhivare
• etichete pentru bibliorafturi.

Este important să ai toate obiectele necesare, ca să te asiguri că arhivezi corect documentele la birou și că folosești în mod corespunzător fiecare produs de papetărie, pentru că perfecțiunea stă în detalii.

Sortează documentele cu care lucrezi

Să arhivezi nu înseamnă să muți hârtiile dintr-un loc în altul, doar ca să scapi de ele de pe birou. Sortează mai întâi documentele cu care lucrezi, în funcție de criterii utile, precum: documente importante, proiecte urgente, resurse de cercetare, corespondență, oferte furnizori, mailuri interne.

Așa cum ai grupat în foldere fișierele din calculator și e-mailurile din inbox, în mod similar trebuie să ordonezi și documentele fizice, înainte de a începe propriu-zis acțiunea de arhivare.

O să observi că sunt diferite hârtii și mape de documente de care ai nevoie periodic, așa că organizează o mică arhivă separată pentru ele. Pune un dulap în apropierea biroului, ca să-ți fie ușor să ajungi la ele când ai nevoie, dar nu le mai ține pe birou, pentru că ocupă spațiul și te aglomerează, iar pe termen lung îți creează o stare de iritare, pentru că îți dau senzația de dezordine și de lucruri nerezolvate.

O soluție bună este să alegi birou care să aibă sertare pe rotile, ca să le amplasezi lângă scaun atunci când lucrezi și să le poți muta într-un colț al camerei dacă ai nevoie de extra spațiu în zona ta de lucru. 

Ești tentată să pui pe birou câteva tăvițe supraetajate pentru hârtii curente. Este normal, cu toții facem lucrul acesta, doar că ai grijă să nu incluzi în categoriile cotidiene mai mult decât este cazul, iar biroul tău să rămână în continuare o gazdă dezordonată pentru arhiva ta involuntară.

Depozitează pe categorii de documente

Pune hârtiile pe care le-ai sortat în locurile speciale pentru arhivare. Depozitează-le pe categorii de documente, ca să le găsești ușor în orice moment. Utilizează etichete de diferite culori și respectă regula alfabetică a așezării pe rafturi sau în cutii, pentru că este universal valabilă, este cunoscută de toată lumea și este ușor să urmărești ordonarea diferitelor categorii de documente.

Alege dulapuri spațioase pentru arhivare, ca să încapă lejer seturi de bibliorafturi, cutii cu documente, rafturi metalice și diferite suporturi de CD. Pentru hârtiile oficiale cu informații confidențiale alege un dulap arhivare, un fișet sau chiar un seif metalic cu cifru electronic.

Așa cum ai observat deja, este important să-ți faci timp pentru organizarea locului unde lucrezi. Petreci mai mult de jumătate de zi la serviciu, iar eficiența ta la muncă depinde și de arhiva de documente. Nu lăsa pe mâine ce poți arhiva azi, pentru că profesionistul bun după birou de cunoaște!