Ce presupune procesul de arhivare a documentelor

Activitatea unei firme, de la înființarea acesteia și pe măsura trecerii timpului, poate fi verificată prin analiza documentelor păstrate în arhivă. Există o multitudine de situații în care arhiva de documente este necesară, începând de la simple verificări de achiziții sau contracte și până la soluționarea unor anumite litigii. Arhivarea documentelor cu ajutorul unei firme specializate este reglementată prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, iar procesul de arhivare presupune respectarea unor etape și condiții, despre care discutăm în cele ce urmează.

Ridicarea documentelor de la sediul firmei

Pentru că documentele ce urmează a fi arhivate sunt importante și trebuie să fie manipulate cu grijă, în spații sigure din orice punct de vedere, este nevoie să apelezi la o firmă specializată care să preia documentele, în vederea organizării acestora. Aceste firme specializate care oferă servicii de depozitare arhiva preiau documentele de la sediul firmei și le transportă în condiții de siguranță, astfel încât acestea să fie protejate. 

Sortarea și organizarea pe categorii a documentelor

Procedura de arhivare presupune sortarea documentelor, astfel încât fiecare tip de document să poată fi dispus într-o anumită categorie, permițând introducerea actelor în circuitul de arhivare fizică sau electronică. Categoriile pe baza cărora se face sortarea includ actele contabile, documentele de înființare ale firmei, actele istorice sau actele de personal, fiecare dintre aceste categorii având, conform normelor impuse de Legea Arhivelor Naționale, un termen de păstrare specific care trebuie respectat. Acest lucru înseamnă că distrugerea documentelor se va face doar după împlinirea acestui termen, deoarece actele sunt folosite ca justificare în diferite tipuri de situații, precum calculul pensiei, litigii, retururi etc. 

Ordonarea documentelor

Procesul de arhivare documente continuă cu ordonarea documentelor sortate, luând în calcul data emiterii și termenele de păstrare ale acestora. Ordonarea face mai facilă găsirea documentelor atunci când este nevoie de acestea, însă în același timp oferă și un sistem de management foarte bun prin care pot fi urmărite mai ușor documentele cu termene ce urmează să expire. 

RECOMANDAREA NOASTRĂ:

Alexia Eram, confesiune despre viața ei după ce Mario Fresh a vorbit iar despre despărțirea lor: „Ți se pare că nu sunt bine?”

Inventarierea documentelor în unități arhivistice

Pe măsură ce se înaintează în procesul de arhivare, se poate trece mai departe la inventarierea acestora. Inventarierea presupune ca fiecare document care aparține unei unități arhivistice (contabilitate, juridic etc.) să se afle în dosarul potrivit. Informațiile legate de documente sunt  notate într-un centralizator, acesta purtând numele de inventar arhivistic. Documentele sunt depozitate în unități dedicate de stocare, astfel încât să fie asigurată protecția acestora, mai ales dacă vorbim despre documente fizice. În cazul depozitării electronice, datele sunt stocate în fișiere electronice securizate, la care are acces un număr limitat de persoane, din considerente de siguranță.

Procesul de arhivare a documentelor este unul care necesită o cunoaștere aprofundată a cerințelor impuse de lege, iar din acest motiv se recomandă să lucrezi împreună cu specialiști în domeniu, care te pot ajuta să eficientizezi procesul, fără a compromite resursele. 

RECOMANDAREA NOASTRĂ:

Cum arată fiica cea mare a lui Robert Turcescu și cum își câștigă banii. Taisia are 22 de ani și a studiat în SUA

Alege întotdeauna să lucrezi cu profesioniști în domeniul arhivării, pentru a avea certitudinea că documentele firmei tale se află în mâini bune și că, oricând ai nevoie de suport în găsirea documentelor, acest proces se desfășoară fluid și eficient.