Finante pentru non-finantisti: Cum se face corect analiza cost – beneficiu?

bani, Finante
Am constatat, insa, in practica, printre cei ce ar putea sa foloseasca acest instrument, o anumita imprecizie in reprezentarea principiilor si valentelor sale, sau chiar o oarecare retinere in a-l utiliza.

Sa fie teama instinctiva de domeniul financiar si de „socotelile contabile”? Daca-i asa, nu-i nici un bai! Domeniul asta e sec si arid doar daca-l privesti de departe. Cand te apropii, constati foarte repede ca e frumos, util, intuitiv si strans legat de viata noastra.

Imi propun sa demonstrez asta incercand sa devoalez falsele mistere ale liniei de titlu. Si-am sa iau, pentru asta, un exemplu. Enter Gelu!

Gelu e manager la o firma. Mihai, patronul firmei, i-a cerut la ultima sedinta sa ia masuri de cresterea vanzarilor. Si pentru ca activitatea lor implica gestionarea unui mare numar de clienti, Gelu a identificat drept solutie potentiala implementarea unui sistem computerizat de management al acestora. El stie insa ca Mihai nu se va angaja la o investitie, pana cand nu se va convinge ca ea este rentabila. Si ca va vrea sa stie si in cat timp si-o va recupera. Recurge, deci, in mod firesc, la o analiza cost – beneficiu. Si, pentru ca-i par mai abordabile, incepe mai intai cu costurile. Cere oferte, se documenteaza, discuta cu colegii si scrie apoi, frumos, unul sub altul:

– 1500 € – un server dedicat;
– 5000 € – 10 calculatoare noi;
– 300 € – o imprimanta, pentru tiparit rapoarte;
– 7000 € – softul de gestiune, cu instalare si training inclus, conform ofertei
TOTAL COSTURI: 13800 €

Mai greu ii vine sa calculeze beneficiile. Pe baza experientei, estimeaza o crestere cu 20% a vanzarilor. Aplicat la cifra de afaceri anuala, ii iese o valoare de 300.000 €. A, pai e foarte rentabil! exclama Gelu in extaz. Stai, stai, ca nu-i tocmai asa! Beneficiul reprezinta PROFITUL aferent acestor vanzari suplimentare, si nu cifra de afaceri generata.. Cere raportul anual, il consulta si revine cu o noua cifra: 30.000 €. Pai, tot e bine! Inseamna ca recuperam investitia in mai putin de 6 luni.

Se duce vesel la Mihai si-i pune calculele-n fata. Mihai, antreprenor cu experienta, ia foaia, o citeste, si i-o intinde inapoi: „Mai sapa!”. „Pai e corect, am calculele anexate” replica Gelu. „Ar fi corect, daca n-ar fi incomplet. Revino cand o faci corect.”

Hai sa vedem ce-a omis Gelu. Si, pentru ca n-am vorbit recent cu el, vom face cateva supozitii:

– Echipamentele sunt noi si vin si cu sistem de operare instalat, dar trebuie puse in functiune si configurate. Sa mai adaugam deci la costuri inca 200 € (valoarea timpului petrecut de colegii din IT pentru asta, sau a prestatiei unei firme specializate).
– Colegii lui Gelu vor fi instruiti privind utilizarea noului program, dar asta va insemna ca vor fi scosi 3 zile din productie. Cost suplimentar – 800 €.
– Dupa ce ei vor „intra in paine”, le va fi necesar un interval de timp pana cand vor putea utiliza cu eficienta maxima sistemul. Sa estimam aceste costuri cu ineficienta (la rigoare, prin evaluari, teste, statistici, curbe de invatare) la 30.000 € vanzari pierdute (din cele 300.000 crestere estimata mai sus), adica 3000 € profit nerealizat.
– In practica, orice sistem hardware /software are nevoie periodica de service, mentenanta si upgrade-uri. Probabil o parte din aceste servicii sunt incluse in oferta furnizorilor, macar pe perioadele de garantie. Dar nu toate, si, oricum, nu pe termen nelimitat. Sa includem asadar un cost mediu anual de 1000 € (real, mai mic in prima perioada).

Pe de alta parte, estimate ceva mai riguros, beneficiile ar putea arata cam asa:
– Cresterea anuala a profitului brut generat de vanzari la clienti noi (vom lua in calcul numai primul an) – 25.000 €. Vom pondera insa aceasta valoare cu probabilitatea ca ea sa se realizeze. Aceasta probabilitate estimata va tine cont de prognozele de evolutie a pietei, climatul social – economic, calitatea produselor vandute, notorietatea brandului, campanii de marketing, etc. Sa spunem ca e 80% si socotim: 20.000 €.
– Cresterea anuala a profitului brut generat de vanzari suplimentare la clientii existenti (iarasi doar pentru primul an) – 15.000 €. Vom pondera si aceasta valoare cu un coeficient calculat similar celui de mai sus (vom tine cont, probabil, de rata de retentie a clientilor, de gradul lor de satisfactie, etc). Sa o luam, de dragul lui Gelu, de 66,6% ca sa ne dea 10.000 €.
– Optimizarea efortului de vanzare. Altfel spus, economii realizate ca urmare a cresterii eficientei procesului de vanzare (timp, curent electric, carburant, telefoane, consumabile de birou, etc.) Sa estimam aici, rezervat, doar 5000 € pe an.
– Cresterea satisfactiei angajatilor. Asta e ceea ce se cheama un beneficiu intangibil. Adica nu-i pot estima suficient de riguros valoarea in momentul in care-l evidentiez. Va trebui sa astept sa se converteasca, in timp, intr-unul dintre celelalte beneficii (tangibile) pe care, ca pe cele de mai sus, sa-l pot cuantifica. Cel mai probabil, se va converti in timp economisit, datorita unui plus de eficienta, sau chiar in vanzari suplimentare, datorita unui plus de elocventa a oamenilor nostri de vanzari. Pana atunci, il las asa, nemasurat.

Va propun sa lasam acum toate cifrele deoparte si sa fixam cateva principii (ilustrate, mai toate, in povestea noastra) care sa ne ghideze in realizarea mai corecta a Analizei cost-beneficiu:

1. Toate beneficiile se evalueaza in BANI (lei, euro, lire turcesti, oricare, cu conditia sa fim consecventi). De ce? Pentru ca, pur si simplu, e singurul numitor comun la indemana intr-un business, dar si intr-un proiect personal.

2. Analiza cost-beneficiu implica, absolut mereu, ESTIMARI. Nu putem vorbi, nici la costuri, nici la beneficii, de masurare, pentru ca ne aflam intr-un moment de timp ANTERIOR realizarii investitiei in cauza, si cu atat mai mult anterior fructificarii beneficiilor sale. Sigur, sunt linii in tabel pe care le putem estima foarte precis (costuri fixe, pe baza ofertelor, spre exemplu) dar si aici putem avea variatii (fluctuatii de curs valutar sau costuri de transport suplimentare pe timp nefavorabil, pe acelasi exemplu).

Iata de ce e foarte important sa ne documentam atent si sa obtinem suficiente informatii credibile pentru a fi in masura sa facem estimari pe care sa ne putem baza, mai departe, decizia de a investi.

3. Primul pas intr-o analiza riguroasa este IDENTIFICAREA COMPLETA a tuturor costurilor si beneficiilor relevante. Asa cum ati vazut in povestea noastra, Mihai nici n-a incercat sa verifice corectitudinea valorilor propuse de Gelu, vazand, dintr-o privire, ca acesta din urma nu parcursese acest prim pas. Acest pas nu se face, de regula, de unul singur. E bine sa apelam aici la colegi, profesionisti, experti, referinte si informatii scrise, pentru ca doar asa il putem parcurge corect. As atrage totusi atentia: totul trecut prin filtrul relevantei. Atunci cand decidem sa cumparam, de pilda, un telefon mobil, nu luam in calcul costurile legate de depozitarea manualului de utilizare.

4. Referinta temporala. Generic si general, o analiza cost-beneficiu tine seama de costurile si beneficiile evidentiate pe toata DURATA DE VIATA a investiei respective. Ne raportam totusi, de regula, in calculul diversilor indicatori, la perioade de timp uzuale (an, luna). In ce priveste beneficiile, e chiar abordarea fireasca, pentru ca, de cele mai multe ori, ele chiar survin treptat, de-a lungul unor perioade mai mari de timp. Costurile, insa, sunt de doua feluri: costuri periodice (service echipamente, consumabile, etc) si costuri ocazionale / initiale (achizitii de utilaje, terenuri, etc. – investitia propriu-zisa). E important, iata, si MOMENTUL cand imi trebuiesc banii pentru investitie. Pentru ca-i o discutie mai lunga, despre acest aspect voi reveni, probabil, intr-un articol viitor.

5. Costurile si Beneficiile sunt estimate, intotdeauna, din perspectiva celui care realizeaza investitia. Asta introduce, intr-adevar, o doza de SUBIECTIVISM CONJUNCTURAL, mai ales in privinta beneficiilor, si in special a celor intangibile. Iata de ce, spre exemplu, nu comparam costul taxei de parcare in aeroport cu beneficiul mersului pe jos si cu costul tocirii flecurilor la pantofi, atunci cand riscam sa pierdem avionul , dar ne gandim la asta, poate, atunci cand mergem la plimbare in Herastrau.

Ei, si acestea fiind zise, sa ne intoarcem la modelul nostru.
E investitia rentabila? Si, daca da, in cat timp isi recupereaza Mihai banii?
Daca v-a dat 196 de zile, scrieti-mi sa-mi transmiteti impresiile voastre pe dragos.popescu@diagma.ro. Daca nu, scrieti-mi sa-mi spuneti unde-am gresit.

Scris de Dragos Popescu
Trainer Asociat Extreme Training
www.traininguri.ro

Despre Autor
Dragos Popescu si-a construit cariera de consultant si trainer pornind de la o solida experienta directa în business. A ocupat pozitii manageriale de varf , in particular in industria telecom (Sales Manager – Bel Pagette, Customer Service Manager – Vodafone, Operations / Country Manager – Motorola). In prezent, Dragos sustine cursul de Finante pentru non- finantisti: http://www.traininguri.ro/ro/curs-finante-pentru-non-finantisti/.

Recomandari
Spune-ne parerea ta
Baby
Sfatul parintilor
Mai multe din Relatii